Politique de confidentialité

Ce document décrit ce que l'application mobile InitiateFlow et ses serveurs font réellement de vos données. Il s'applique à la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD, version révisée entrée en vigueur en 2023) et, pour les personnes situées dans l'Union européenne, au RGPD.

1. Responsable du traitement

Ergopix Sàrl, Avenue Nestlé 22, 1800 Vevey, Suisse.
Contact pour la protection des données : info@initiateflow.ch.

InitiateFlow est un service professionnel fourni à des entreprises clientes. Votre entreprise décide qui dispose d'un compte et quelles séances sont enregistrées ; Ergopix traite les données pour son compte et selon ses instructions, et en est le sous-traitant au sens de la loi. Pour les données de votre compte et de la plateforme elle-même, Ergopix est responsable du traitement.

2. Données traitées et finalités

Données	Finalité
Compte	Nom d'affichage, adresse courriel, entreprise et rôle dans l'entreprise. Servent à vous authentifier et à cloisonner les données par entreprise : vous ne voyez que celles de la vôtre.
Enregistrements audio	Les séances enregistrées depuis l'app. Servent à la transcription, au résumé et à l'extraction des tâches, et restent réécoutables dans l'app.
Transcriptions, résumés, tâches, décisions, questions, lexique	Produits à partir des enregistrements ; c'est le contenu du service. Le lexique contient les noms propres que votre entreprise choisit d'y inscrire.
Empreinte vocale	Uniquement si vous l'enregistrez vous-même, après consentement explicite dans l'app. Il ne s'agit pas d'un enregistrement de votre voix mais d'une signature numérique : un vecteur de 192 nombres calculé localement sur nos serveurs (modèle ECAPA-TDNN). L'extrait audio d'enrôlement est effacé sitôt le calcul terminé. L'empreinte sert à reconnaître qui parle dans les transcriptions des séances de votre entreprise. Jusqu'à huit prises sont conservées pour affiner la signature.
Jeton de notification	Identifiant technique de votre téléphone, transmis à chaque lancement de traitement pour vous prévenir à la fin. Il n'est pas conservé : il est effacé de nos serveurs dès que le traitement se termine, et au plus tard après 24 heures.
Journaux techniques	Adresse IP, adresses appelées, identifiants techniques des séances, horodatages. Jamais le contenu des transcriptions. Servent au diagnostic des pannes et à la sécurité.

3. Sous-traitants et transferts

La transcription, l'identification des intervenants et le calcul des empreintes vocales sont effectués sur nos propres serveurs, en Suisse, par des modèles exécutés localement (WhisperX, pyannote, SpeechBrain). Aucun enregistrement audio ne quitte ces serveurs.

Infomaniak Network SA, Genève (Suisse)	Hébergement de l'ensemble du service (serveurs, base de données, fichiers audio) et relais du courrier électronique (réinitialisation de mot de passe, invitations).
Infomaniak AI Tools, Genève (Suisse)	Génération du résumé et extraction des tâches, décisions et questions, par le modèle de langage google/gemma-4-31B-it exécuté chez Infomaniak. Lui sont transmis le texte de la transcription, les prénoms des participants et les termes du lexique de votre entreprise — jamais l'audio.
Expo (Expo.dev, États-Unis) puis Apple / Google	Relais des notifications push vers votre téléphone. Transitent : le jeton de notification de l'appareil, un titre fixe, les 120 premiers caractères du résumé et les identifiants techniques de la séance. Ces données sont transférées hors de Suisse et de l'UE ; le contenu transmis se limite à ces éléments.
Hugging Face (États-Unis)	Téléchargement initial des modèles de transcription et de diarisation. Seuls les modèles sont téléchargés ; aucune donnée d'utilisateur n'y est envoyée.
Google Fonts (États-Unis)	Les polices de l'écran de connexion et de ce site sont chargées depuis les serveurs de Google, qui reçoit à cette occasion l'adresse IP du visiteur. L'app elle-même n'y recourt pas.

Outils connectés à la demande de votre entreprise

Si l'administrateur de votre entreprise active les connecteurs d'assistants IA (Claude, ChatGPT, Copilot…) ou crée un accès pour un outil (gestion de tâches, automatisation, script), les données que cet outil demande lui sont transmises : séances, résumés, tâches, décisions, questions, lexique, contacts, et le texte des transcriptions si cette permission a été accordée. L'audio n'est jamais transmis. Un assistant IA n'agit qu'avec le compte de la personne qui l'a branché et ne voit que ce qu'elle voit déjà ; un accès d'outil est limité à votre entreprise et aux permissions choisies. Ces outils sont choisis et contrôlés par votre entreprise, qui en répond. Chacun peut consulter et révoquer à tout moment les outils connectés à son compte sur cms.initiateflow.ch/mon-entreprise/integrations.

Nous ne vendons ni ne cédons aucune donnée. Aucun service publicitaire ni outil de mesure d'audience n'est intégré à l'app.

4. Durées de conservation

Enregistrements, transcriptions, résumés, tâches et questions : conservés tant que la séance existe, sans limite de durée, sous le contrôle de votre entreprise.
Suppression d'une séquence ou d'une séance depuis l'app : la transcription, le résumé, les tâches, les questions et l'enregistrement audio sont effacés immédiatement, de l'app comme de nos serveurs.
Empreinte vocale : conservée jusqu'à ce que vous la supprimiez dans l'app (écran Compte) ou qu'un administrateur de votre entreprise le fasse.
Compte : conservé tant que vous êtes membre d'une entreprise cliente. Le retrait de l'entreprise coupe l'accès immédiatement ; l'effacement du compte s'obtient sur demande (voir point 6).
Jeton de notification : au plus 24 heures.
Journaux techniques : conservés pour le diagnostic et la sécurité du service.

5. Sécurité

Toutes les communications sont chiffrées (HTTPS/TLS), y compris le canal de notification en direct de l'app.
L'accès se fait par OAuth 2.0 (flux « authorization code » avec PKCE) : l'app ne stocke jamais votre mot de passe. Le jeton d'accès expire après 5 minutes et se renouvelle silencieusement pendant 14 jours ; au-delà, une nouvelle connexion est demandée.
Les données sont cloisonnées par entreprise : chaque requête est vérifiée contre l'appartenance de votre compte, et un compte d'une autre entreprise n'obtient ni l'existence ni le contenu de vos séances.
La lecture d'un enregistrement passe par une adresse signée, propre à la séquence et valable 6 heures, délivrée uniquement à un utilisateur autorisé.
Le serveur limite le nombre de requêtes par adresse et suspend temporairement les connexions après des échecs répétés.
Les serveurs sont situés en Suisse. Les disques ne sont pas chiffrés au repos ; l'accès physique et administratif relève de l'hébergeur et d'Ergopix.

6. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, leur portabilité, ou vous opposer à un traitement, en écrivant à info@initiateflow.ch depuis l'adresse liée à votre compte. Nous répondons dans un délai de trente jours. Lorsque les données appartiennent à votre entreprise (enregistrements, transcriptions), nous transmettons la demande à son administrateur, qui en reste maître.

Vous pouvez retirer à tout moment le consentement donné pour l'empreinte vocale en la supprimant dans l'app ; les transcriptions déjà produites ne sont pas modifiées.

En Suisse, l'autorité de recours est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), www.edoeb.admin.ch. Dans l'Union européenne, vous pouvez saisir l'autorité de contrôle de votre pays de résidence.

7. Mineurs

InitiateFlow est un outil professionnel destiné aux entreprises. Il ne s'adresse pas aux personnes de moins de 16 ans et nous ne collectons pas sciemment de données les concernant.

8. Modifications

Cette politique peut évoluer avec le service. La date de la version en vigueur figure ci-dessous ; en cas de changement substantiel, les utilisateurs en sont informés dans l'app ou par courriel avant son entrée en vigueur.

Version du 14 septembre 2026.